Fatture

Inserimento di un documento di vendita

In realtà in questa funzione di 4uattro è possibile inserire qualsiasi tipo di documento di vendita sia previsto:

  • Corrispettivi
  • Ricevute
  • Fatture
  • Note Credito
  • Auto fatture
  • Auto Note Credito

Configurazione indispensabile

Per poter emettere documenti di vendita, e rendere il lavoro fluido e controllato, è indispensabile siano codificati una serie di valori:

  • Utente
    Sede di appartenenza
    Aree di competenza
    Se (si o no) è abilitato ad autorizzare
  • Sede
    Deposito di vendita
    Registro IVA delle Vendite
    Registro IVA degli Acquisti
    Registro IVA dei Corrispettivi
    Causale contabile Fatture di Vendita (codificata con causale successiva quella per l’emissione degli effetti)
    Causale contabile Note di Credito Vendita
    Causale contabile Corrispettivi (codificata con causale successiva quella per l’incasso corrispettivi)
    Centro di Ricavo
    Modello registratore di cassa (se utilizzato, con le aliquote IVA associate ai reparti del registratore di cassa)
  • Azienda
    Divisa con cui opera
    Causale prodotti per i documenti di vendita
    Mastro Clienti
    Codice Pagamento
    Listino vendite
    Conto contabile Ricavi merci
    Conto contabile Ricavi trasporti
    Conto contabile Ricavi Spese Forfait
    Conto contabile Ricavi Spese Incasso (Bolli)
    Conto contabile Cassa contanti
    Conto contabile Cassa assegni
    Conto contabile Cassa Bancomat
    Conto contabile Cassa Carte di Credito
    Conto contabile Cassa buoni spesa
    Codice prodotto Buono di acquisto
    Validità mesi dopo l’emissione del buono di acquisto
    Limite sconto in percentuale senza autorizzazione
    Limite sconto in valore senza autorizzazione
    Numero cifre per la numerazione dei documenti (il numero è composto da Anno-Registro-Numero progressivo)
    Numero decimali per le quantità del prodotto
    Numero decimali per il prezzo unitario del prodotto
  • Configurazione servizio SMS (per invio riepilogo scontrino direttamente al cliente via sms)

Accesso al programma

Appena entrati nella funzione è bene verificare che la sede selezionata (e per la quale verrà emesso i documento) sia quella corretta. Normalmente si trova già selezionata quella di appartenenza dell’utente, ed in base alle proprie impostazioni potrà modificarla.

Intestazione del documento

  • Causale contabile
    E’ possibile selezionare la causale contabile e questa stabilirà che tipo di documento stiamo registrando.
    Nel caso si selezioni una causale per documenti di tipo Corrispettivo è indispensabile che questa abbia codificato come causale successiva quella per la registrazione dell’incasso.
    Questo perché la registrazione degli incassi da corrispettivi della giornata viene immediatamente eseguita.
    Si può notare che per ogni sede/registro viene eseguita una sola scrittura giornaliera cumulativa per tutti gli incassi corrispettivi. Questa registrazione viene man mano aggiornata all’inserimento o variazione di questo tipo di documenti. E’ comunque importante rammentare che la causale per documenti particolari deve contenere anche altre informazioni “obbligatorie”. Ad esempio:
    Se si vuole fatturare ad un cliente alcuni prodotti con “Reverse Charge” è necessario che la causale abbia memorizzato il registro corrispondente nel campo Registro Reverse Charge;
    Così se si vuole registrare una Auto Fattura dovrà essere presente il Registro Iva complementare.
  • Numero documento
    Nel caso sia concesso inserirlo (solo se l’utente è stato configurato come operatore dell’area amministrativa, o responsabile della stessa o dell’area vendite) viene proposta la data in cui dovrebbe essere collocato in base al registro iva (codificato nella sezione impostazioni azienda/sede)
  • Data del documento
  • Cliente
    E’ necessario selezionare il cliente.
    In realtà su questo campo state utilizzando una ricerca automatica sul vostro database, e potete utilizzare
    il suo nickname, la denominazione (o cognome e nome), la partita iva, il codice fiscale, l’indirizzo email, il numero di telefono o cellulare. Verrà presentato l’elenco di tutti i clienti che trovano corrispondenza con quanto scritto. Appena selezionato verranno letti tutti i dati del cliente stesso e vengono valorizzate le sezioni:

Fiscale
in questa sezione

Destinazioni
in questa sezione

Contatti
in questa sezione

Situazione
in questa sezione vengono presentati i valori di:

  • Fido minimo confrontato con lo scaduto del cliente per determinare il valore limite di vendita
  • Fido massimo confrontato con il valore totale di esposizione del cliente anch’esso per determinare il valore limite di vendita
  • La posizione Assicurativa nel caso ci sia

Lo scaduto  è ovviamente determinato dall’analisi delle partite scadute ad oggi.
Il totale di esposizione è determinato dall’analisi di tutte le partite (non solo quelle già scadute), più il valore totale dei DDT già emessi e non ancora fatturati.

Se questi valori superano rispettivamente i fidi minimo e massimo verrò richiesta un Autorizzazione a relativi responsabili.

Importante! Si deve tener conto che la Richiesta di Autorizzazione al superamento del fido, viene imposta solo nel caso sia stato specificato un valore diverso da 0 nel campo “Fido Minimo” della scheda anagrafica del cliente.

 

 

Condizioni

Nella sezione condizioni è possibile modificare i valori impostati nell’anagrafica del cliente relativi alle condizioni commerciali ed amministrative.

  • Pagamento
    Seleziona la condizione di pagamento, e rammenta che ogni volta che viene modificata la sezione pagamenti viene completamente ricalcolata.
    Nel caso il pagamento preveda l’emissione di effetti è indispensabile che la Causale contabile selezionata per emettere la fattura abbia codificato come causale successiva quella dell’emissione effetto.
    Diversamente la fattura non potrà essere chiusa.
    Un messaggio avvisa di questo problema, che, una volta correttamente configurata la causale, non si presenterà più.
    Inoltre se non sei codificato come responsabile dell’area vendite, e modifichi la condizione di pagamento, ti verrà proposto di Richiedere un’Autorizzazione. (La modalità di richiesta ed approvazione autorizzazioni è meglio spiegata nella pagina Impostazioni 4uattro).

Chiusura del documento

Nella sezione pagamenti vengono presentati tre diversi quadri:

  • Buoni di acquisto utilizzati per il pagamento
    In questi campi vanno inseriti gli eventuali i codici dei buoni di acquisto, preparate, gift-card, caparre, in possesso del cliente perché ricevute da una vendita precedente (es. buono di acquisto emesso a seguito di un reso, oppure acquisto di una prepagata).
    Appena inserito il codice del buono vengono presentati i suoi dati, quale data di validità, valore residuo, ecc.
    E’ ovviamente possibile modificare l’importo che si intende utilizzare (che non potrà superare il valore del buono stesso).
    Qui sotto la spiegazione completa di come deve essere codificato e gestito il prodotto di tipo “Prepagata / buono”
  • Elenco scadenze con data e valore (calcolate in base alla condizione di pagamento selezionata)
  • Cassa per la ripartizione del pagamento

 

Nel caso il totale documento risulti negativo (ad esempio perché avete registrato un reso, oppure avete ritirato un prodotto usato) appare un bottone (vicino al valore Da Pagare) con il titolo “Emetti un buono a pareggio”.
In questo caso verrà inserita una nuova riga nel documento con il prodotto di tipo Buono (che è stato codificato nelle impostazioni), con l’esatto valore per portare il documento a zero, ed con il suo codice identificativo univoco generato automaticamente. Verrà quindi riportato nel documento per essere utilizzato nel successivo acquisto.


Come codificare un buono di acquisto e/o  una prepagata / gift-card

Per poter emettere un buono di acquisto (ad esempio a seguito di un reso) è necessario codificare correttamente il prodotto che abbiamo indicato nelle impostazioni come codice prodotto buono.

Le impostazioni essenziali sono:

  • Tipo prodotto: Prepagata / Buono
  • Codice Iva: Utilizzare il codice IVA con descrizione “ESCLUSO ART. 2 DPR 633/72”
    Da “La Circolare Tributaria 32 n.49 del 19 dicembre 2011”
    L’irrilevanza ai fini Iva dei “buoni regalo”
    Prima di esaminare la disciplina Iva relativa ai buoni in questione è necessario definire la natura giuridica degli stessi poiché la qualificazione giuridica incide, ovviamente, sul trattamento tributario.
    L’Amministrazione Finanziaria, in diversi interventi34, ha precisato che i “buoni spesa, i buoni regalo, i buoni benzina” sono semplici documenti che attestano il diritto all’acquisto di determinati beni o servizi. In particolare, è stato chiarito che i buoni/voucher utilizzabili per l’acquisto di beni e/o servizi non possono qualificarsi quali titoli rappresentativi di merce, bensì quali semplici documenti di legittimazione ai sensi dell’art.2002 del c.c.
    Di conseguenza, essendo semplici documenti, non assumono rilevanza ai fini Iva.
    La circolazione del buono medesimo non comporta, infatti, un’anticipazione della cessione del bene cui il buono stesso dà diritto e non assume rilevanza ai fini Iva. La cessione dei buoni (equiparati a titoli di legittimazione) è ricondotta nell’ambito applicativo dell’art.2, co.3, lett.a), del DPR n.633/72, ai sensi del quale “non sono considerate cessioni di beni … le cessioni che hanno per oggetto denaro o crediti in denaro.
  • Contropartita Ricavi: ovviamente non potrà essere il classico conto economico dei ricavi dalle vendite, ma un conto di debito vs. clienti.

Nota Bene:
Ovviamente lo stesso metodo può essere utilizzato nei casi in cui fattura una caparra quale acconto per un’ordine di vendita.
Quando verrà consegnato il prodotto acquistato ed interamente fatturato, il pagamento potrà avvenire utilizzando anche il buono emesso.


Procedura per la gestione del Ritiro di un usato

  • Nella sezione dettaglio è presente nel riquadro dati della riga il check Ritiro Usato.

Se viene selezionato (dopo aver aggiunto una nuova riga), si nota che questo check attiva automaticamente altre funzioni:
Imposta la riga come reso;
Prepara la riga per inserire un prodotto Non Codificato nell’ archivio;
Viene generato un codice prodotto nuovo ed univoco, allo scopo di poter, in seguito, facilmente identificare questo prodotto usato.

A questo punto possiamo inserire tutti i dati del prodotto. Una descrizione, il prezzo di ritiro, la sua matricola, ecc.

Anche il codice Iva riveste particolare rilevanza perché se ritiriamo il prodotto da un cliente con natura giuridica “azienda” è necessario selezionate l’aliquota di assoggettamento corretta, altrimenti, nel caso di persona fisica (privato) l’operazione corrisponderà al codice di esenzione “operazione non soggetta IVA ex artt. 1,2,4 e 5 D.P.R 26/10/1972 n. 633 e successive modificazioni”.

I valori imponibili di questa riga non vengono calcolati nel documento.
Questa riga va intesa solo come riferimento del prodotto usato ritirato, necessario per memorizzarne il costo, e tutti i suoi riferimenti.
Per concludere il documento è comunque necessario inserire anche una nuova riga, con un codice di buono/prepagata che avrete già codificato.
Infatti la fattura che state emettendo è proprio relativa e dell’importo di questo buono, ed avrà con se tutti i riferimenti del ritiro.

Dopo aver salvato, nel pdf creato, verrà evidenziato (solo come commento) il riferimento al ritiro, e nel caso di “privato”, dopo l’ultima pagina, verrà inserita una ricevuta già compilata che verrà firmata dal venditore privato.

  • Ovviamente il cliente non pagherà la fattura del buono di acquisto. Rammentate di utilizzare una condizione di pagamento di tipo “posticipato”, con una descrizione simile a: A compensazione fattura/ricevuta ritiro usato.
  • Periodicamente, utilizzando la procedura Ritiro Usato presente allineano della voce Logistica del menù, potrete verificare tutti gli usati ritirati ed eseguire l’aggiornamento dell’anagrafica prodotti con relativo carico a magazzino.Potrete (solo per quei prodotti che intendete rivendere) creare il nuovo prodotto in archivio prodotti (con il codice che è stato assegnato in fase di ritiro), con la descrizione corretta, la famiglia, i gruppi, il prezzo, il costo pagato, ed il codice iva utilizzato per indicare l’assoggettamento solo sul margine (differenza tra il prezzo senza iva ed il costo di ritiro).

Reverse Charge

Per emettere una fattura ad un cliente secondo questa modalità bisogna:

  • aver abilitato il cliente (nella sua anagrafica) al Reverse Charge
  • aver indicato nell’anagrafica del prodotto l’aliquota iva specifica nel campo Codice Iva Reverse Charge
  • aver indicato nella causale contabile di vendita il codice del Registro Reverse Charge

 

STATEMENT

wallysoft richiede ai suoi collaboratori di proteggere e promuovere con coraggio i suoi valori cardine, fra i quali: a) dignità umana; (b) rifiuto di ogni discriminazione ingiusta e valorizzazione sia del merito sia delle diversità individuali e culturali; (c) rispetto della libertà e dei diritti fondamentali; (d) avanzamento dell’uguaglianza; (e) responsabilità e riconoscimento-adempimento dei doveri nei confronti della comunità; (f) onestà, integrità e professionalità; (g) incentivazione degli studi e delle ricerche scientifiche; h) equità, imparzialità, leale collaborazione e trasparenza.