Come iniziare

Come iniziare ad utilizzare 4uattro

4uattro è un prodotto software adatto sia alla micro impresa che per realtà decisamente più grandi.
Per questa ragione è possibile attivare l’intera soluzione, oppure iniziare con solo alcuni moduli essenziali e scalare in seguito alla versione completa.

Da questa breve premessa, è facile intuire che 4uattro è un prodotto modulare, parametrico, articolato, e con delle necessità di configurazione abbastanza impegnative.

Attenzione!

Per quanto si cerchi sempre di migliorare 4uattro e questa stessa guida, riteniamo veramente importante che si venga seguiti in fase di inserimento ed avviamento del prodotto nella vostra azienda, da personale specializzato.
E’ necessaria un’attività iniziale di formazione e preparazione dei dati corretta. Risulterà essenziale per il successo della vostra scelta. Quindi, in fase di valutazione del prodotto, chiedete espressamente la disponibilità di un supporto qualificato post-vendita.

Infatti è necessaria una configurazione minima di alcuni parametri che permetteranno a 4uattro di adeguarsi al vostro lavoro e consentirvi un lavoro snello e controllato.
Molti sono le tabelle e gli archivi gestiti da 4uattro, ma alcuni di questi sono indispensabili.

Ad esempio è necessario codificare almeno un deposito (anche se ovviamente ne codificherete più d’uno) per gestire in modo automatico le vendite che prevedono la gestione del magazzino, i resi, ecc.

Alcune di queste tabelle le troverete già compilate (ad esempio il piano dei conti, i codici iva, ecc.) al solo scopo di farvi da guida e rendervi più intuitivo l’avviamento.
Ovviamente è bene porre attenzione ai dati già codificati (o che codificherete) perché alcuni di questi non potranno essere modificati dopo aver iniziato l’attività.

Ad esempio il mastro clienti e quello fornitori.
Se codificate tutti i vostri clienti e fornitori, 4uattro crea automaticamente i conti contabili relativi, proprio utilizzando il codice mastro indicato nella configurazione.
Cambiare in seguito la configurazione è possibile, ma tutto ciò che avrete già codificato rimarrà con il primo codice utilizzato.

E’ sicuramente molto importante leggere attentamente questa guida.

Vi aiuterà ad utilizzare appieno il prodotto ed a non commettere errori di impostazione che, nel tempo, potrebbero rendere inefficiente la vostra gestione. 


All’acquisto del servizio avrete sicuramente ricevuto le vostre credenziali. Sono quelle del “super-utente“.
Grazie a queste potrete accedere a 4uattro ed iniziare a configurarlo.


Elenco delle tabelle che devono essere preparate

Ovviamente si rende necessario verificare ed aggiornare un gruppo di tabelle che verranno in seguito utilizzate da 4uattro.
Qui di seguito l’elenco di quelle indispensabili:

  • § Logistica ⇒ Impostazioni ⇒ Depositi
  • § Logistica ⇒ Impostazioni ⇒ Causali documenti
  • § Configurazioni ⇒ Contabili ⇒ Registri Iva
  • § Configurazioni ⇒ Contabili ⇒ Registri tributi (solo se RSM)
  • § Configurazioni ⇒ Contabili ⇒ Codici Iva
  • § Configurazioni ⇒ Documenti ⇒ Descrizioni
  • § Amministrazione ⇒ Piano dei conti ⇒ Conti
  • § Amministrazione ⇒ Impostazioni ⇒ Causali
  • § Amministrazione ⇒ Impostazioni ⇒ Pagamenti
  • § Amministrazione ⇒ Impostazioni ⇒ Divise
  • § Vendite ⇒ Impostazioni ⇒ Listini
  • § Acquisti ⇒ Impostazioni ⇒ Listini
  • § Anagrafe ⇒ Anagrafe ⇒ Inserire almeno un anagrafica “aziendale” per raggruppare tutti i contatti aziendali non classificati

Altri dati indispensabili

Account SMTP
Il servizio di posta di 4uattro, per poter inviare mail, si appoggia ad un account SMTP del cliente. Questi dati dovranno essere memorizzati nella configurazione dell’azienda.

Geolocalizzazione delle anagrafiche
E’ indispensabile che l’azienda fornisca all’installatore un’account Gmail. Deve essere un account appena creato, per il quale non viene gestito l’invio e ricevimento di messaggi di posta elettronica.
L’installatore, se il cliente non è in grado di farlo, attiverà per questo profilo Google una APIKEY per le mappe.
In questo modo potrete usufruire del supporto google per la ricerca di indirizzi corretti, previsto in 4uattro, fino a 2.500 ricerche giornaliere del tutto gratuite.

Configura l’azienda

§ Configurazioni ⇒ Generali ⇒ Aziende
Il super-utente deve accedere alla configurazione dell’azienda e specificare tutti i codici dei default richiesti.
Nel caso di un’azienda con più sedi, rammentare che parte di questi dati sono condivisi da tutte le sedi, altri sono specifici per ogni sede.

Crea gli account per gli utilizzatori

§ Configurazioni ⇒ Generali ⇒ Utenti
Con questa funzione è possibile aggiungere e modificare l’elenco degli utenti abilitati ad accedere a 4uattro.


 

STATEMENT

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